ビジネスメール作成のマナー

ビジネスにおいて、電子メールを使用して連絡を行う際には、主に以下の4つの点を含む一定のマナー規範を遵守しなければならない。
　　
第一に、ビジネスの付き合いの中で、電子メールもビジネステキストであり、真剣に書かなければならない。
他人に送信する電子メールは、よく考えて、丁寧に書かなければなりません。電子メールを書くときは、特に次の3つの点に注意してください。
　　
1.メールの件名は明確にしてください。1つのメールには、ほとんど1つのトピックしかありません。前に明記する必要があります。それを適切にまとめると、受信者はそれを見るとメール全体に一目瞭然になります。
　　
2.メールの言葉は流暢に。電子メールを読みやすくするには、言葉を滑らかにすることが大切です。できるだけ辺鄙な字、異体字を書かないようにしてください。データ、資料を引用する場合は、受取人が照合するように出典を明記したほうがいい。
　　
3.メールの内容は簡潔に。インターネット上の時間は非常に貴重なので、電子メールの内容は簡潔で簡潔で、短いほど良い。
　　
第二に、電子メールは悪用を避け、無意味なメールを送らないようにしなければならない。
現代の情報社会では、誰の時間も貴重である。ビジネス界の人にとっては、この点がさらに重要になってきます。だから、「ビジネスでは人を尊重するには、まず彼のために時間を節約することが必要だ」と言う人がいます。
　　
そのため、必要がなければ、他人にメールを乱発しないようにしてください。特に、他人とおしゃべりをしたり、自分のメールが成功的に送信されるかどうかを検証するためだけにしたりしないでください。
　　
しかし、一般的には、重要な電子メールを受け取ったら、すぐに相手に返事をすることが少なくありません。
　　
第三に、電子メールはコード化の問題に注意しなければならない。
コーディングの問題は、中国語文字自体の特徴に他の原因が加わったためであり、我が国の大陸部、台湾省、香港・マカオ地域、そして世界中の他の国の華人は、現在、互いに異なる中国語コーディングシステムを使用している。そのため、あるビジネス関係者が中国大陸部のコードシステムを使用して、中国大陸部を除くすべての国と地域に住む中国人に電子メールを送信すると、双方が採用している中国語コードシステムが異なるため、便利さには乱文字からなる天書しか受信されない可能性が高い。
　　
そのため、ビジネス界の人々は中国語を使って中国大陸部を除く他の国や地域の華人に電子メールを送る際、相手が自分のメールを受け取ることができるように、自分が使っている中国語コードシステムを同時に英語で明記しなければならない。
　　
第四に、電子メールは派手な機能を慎重に選択しなければならない。
現在市場で提供されている先進的な電子メールソフトウェアには、複数のフォントを用意することができ、ユーザーが選択できるようにする便箋も用意されています。これにより、Eメールの個人的な特徴を強化することができますが、このような機能をビジネスパーソンは慎重に使用する必要があります。
　　
これは主に、一方で、電子メールに修飾が多すぎると、容量が増大し、送受信時間が増加し、時間とお金の浪費が避けられず、しかも華々しい感じを与えることが多いからです。一方、電子メールの受信者が所有するソフトウェアが必ずしも上記の機能をサポートできるとは限らない。そうすれば、彼が受け取ったそのメールは送信者の初心から大きく乖離してしまう可能性が高いので、これまでの努力を無駄にしてしまう。

ビジネスメールの修辞

修辞はビジネスEメールを作成するのに最も困難な部分です。普段話している口調では、無礼と見なされやすいのは、目で見ることを根拠にしているためであり、文字で見ることは聞くよりも拡大して検証されやすいからだ。

そのため、ビジネスメールを書く前に、キーボードや画面ではなく相手と向き合っていることを考えると、語気を温めることができます。しかし、会話よりも少し正式に書くことを覚えておいてください。相手があなたの手紙を読んだ後にあるかもしれない観点、つまり他人の思考の中で考えなければならないことを想定します。相手を知ることはあなたと同じようにとても忙しい人で、ポイントを言えばいいです。もっと思いやりを持って、あなたのメールを簡単に要約して、親和性がありますが失礼ではありません。

メールの件名：

毎回相手と議論することが異なるテーマであれば、異なるメール配信を分けることをお勧めします。つまり、1通の手紙のテーマは1つだけにしたほうがいいです。そうすれば、相手は単純なテーマに返信しやすいでしょう。

メール構造：最初のセグメントと最後のセグメントがポイント

電子メールの作成は、上から下へのポイント、つまり、先頭の最初の段落に重点を置く必要があります。手紙が長い場合は、最後の部分で、最初の段の重点を再度強調したほうがいい。

要求：自分から相手に期待していることを言う

受信者が行動を起こそうとするとき、メールの内容が長い場合は、手紙の最初に、あなたの要求を説明します。コンテンツが短く、1画面で読み切れる範囲を超えない場合は、メッセージのコンテンツの最後に直接要求すればよい。

日付：メールの日時を明確にする

メールで言及されている日時は、必ず具体的にしなければなりません。あなたが言っている来月や来週の水曜日はいったいいつですか。そのため、「来週の水曜日（3月7日など）」「来月（8月など）」に変更したほうがいいです。時間もはっきりして、午前ですか、午後ですか。自分や相手のタイムゾーンに準じる？双方の認識が異なることで誤解が生じないようにする。

返信メール：

もしあなたが相手からの手紙に返信する場合は、相手の主旨を使って返信し、それがあなたからの返信であることを相手に知らせる。また、主旨に返信のポイントを出したい場合は、メール本文の内容に「返信主旨：XXXXX」と書いて、どの手紙を返信したのかを相手に知らせることができます。

スタイル:

自分が書いたメールをチェックするときは、音声を読み上げてみてください。会話的な書き方は楽ですが、失礼ではありません。そして、自然にスムーズです。

語感：

1.主動的な口調を採用する。受信者に、誰がこのことをすべきかを知ってもらう。例：

A.この件についてどう思いますか。 
B.私に意見を提供してくれる人はいますか。 
わかりますか。AはBよりも能動的で明確だ。

2.動詞は名詞よりも力がある。次の2つの言葉を考えてみましょう。

C.計画を立てましょう！ 
D.このことを計画しましょう。 
D文では、2つの字が動詞の表現に使われることを計画し、C文より名詞に力がある。

最後にも最も重要なのは、職場の電子メールを使って対外的にコミュニケーションをとるときは、ビジネスの電子メールの節度を守るべきであり、公私を偽って、職場とは関係のない内容を書いたり転送したりしないでください。あなたが知らない状況では、電子メールは企業の共通ハードディスクやバックアップファイルに保存されているからです。